PIVINA Consulting Inc. (« Pivina ») s’engage à protéger votre vie privée et vos renseignements personnels.
Le présent énoncé relatif à la protection des renseignements personnels a pour objectif de vous informer des types de renseignements personnels que Pivina (ci-après, « nous ») recueille, utilise et divulgue au moyen du site Web FormularyKits (le « site Web »). Il explique comment nous utilisons et divulguons ces renseignements, les choix que vous pouvez exercer relativement à cette utilisation et à cette divulgation, ainsi que les moyens que vous pouvez utiliser pour les faire corriger.
Nous nous soucions de la protection de vos renseignements personnels, comme le démontre notre respect des lois et règlements applicables au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et ses règlements d’application.
Nous pouvons modifier de temps à autre le présent énoncé. La date de « la dernière modification » indiquée au haut de cette page correspond à la date d’entrée en vigueur de la présente version de cet énoncé. Nous traiterons les renseignements personnels conformément à la version du présent énoncé qui était en vigueur au moment où ils ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce qu’ils soient traités différemment.
Le présent énoncé traite des questions suivantes :
1. Qu’entend-on par renseignements personnels?
2. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
3. Où conservons-nous vos renseignements personnels?
4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
5. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels?
6. Quand et comment obtenons-nous votre consentement?
7. Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels lorsque nous traitons avec des sociétés de notre groupe et avec des tiers?
8. Pendant combien de temps pouvons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels?
9. Comment pouvez-vous prendre connaissance des renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés et divulgués?
10. Comment pouvez-vous vérifier que les renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont exacts?
11. Que pouvez-vous faire si les renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont inexacts?
12. Dans quel délai répondrons-nous à vos demandes d’information écrites?
13. Y a-t-il des coûts associés aux demandes d’information sur vos renseignements personnels ou sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels?
14. Comment savons-nous que c’est bien vous qui demandez l’accès à vos renseignements personnels?
15. Quelles mesures avons-nous mises en place pour protéger vos renseignements personnels?
16. Comment communiquer avec nous pour avoir des informations au sujet de l’accès à vos renseignements personnels ou au sujet de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels?
1. Qu’entend-on par renseignements personnels?
Par « renseignements personnels », on entend les renseignements qui permettent de vous identifier. Ces renseignements peuvent comprendre notamment votre nom, vos coordonnées, ainsi que le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués par Pivina. Cependant, vos renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées en qualité d’employé d’une organisation (nom, titre, adresse de votre lieu de travail et numéro de téléphone au travail).
Veuillez noter que le site Web n’a pas pour but de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur la santé de quiconque (p. ex. des renseignements concernant la santé physique ou mentale d’un individu identifiable, ou les soins de santé qu’il reçoit). Les utilisateurs ne sont pas autorisés à afficher ou à rendre disponibles des renseignements personnels sur la santé sur le site Web ou au moyen de celui ci.
2. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillons toujours vos renseignements personnels par des moyens légitimes. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de vous directement et/ou auprès de tiers, à condition que votre consentement ait été obtenu par nous (et/ou par ces tiers) ou à condition que la loi l’exige ou le permette.
3. Où conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conserverons les renseignements personnels que nous recueillons soit aux bureaux de Pivina, soit aux centres de données de notre fournisseur de services qui se trouvent en Ontario.
4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Au moment où nous recueillons vos renseignements personnels, nous indiquons les fins auxquelles ils seront utilisés. Vos renseignements personnels ne seront utilisés à ces fins qu’avec votre consentement préalable. Nous utilisons généralement vos renseignements personnels pour les fins suivantes (les « fins prévues ») :
- faciliter et administrer votre accès au site Web et votre utilisation de ses fonctionnalités;
- vous informer de nouveaux programmes et services qui pourraient vous intéresser;
- répondre à vos questions, plaintes ou demandes;
- recueillir des avis et des commentaires au sujet des activités de Pivina;
- enquêter sur d’éventuelles poursuites judiciaires;
- d’autres fins pour lesquelles Pivina peut obtenir un consentement à l’occasion
- d’autres fins permises ou requises par les lois applicables.
5. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels?
En général, nous ne divulguerons vos renseignements personnels qu’aux personnes à l’égard desquelles vous avez donné votre consentement. Malgré ce qui précède:
- Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des tiers fournisseurs de services (par exemple, des fournisseurs de services de soutien téléphonique ou de services de stockage et de traitement des données) avec lesquels nous avons conclu une entente contractuelle qui les obligent à observer des normes appropriées en matière de protection des renseignements personnels lorsque de tels tiers nous apportent leur aide dans le cadre des fins prévues.
- Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels à un acquéreur éventuel dans le cadre de la vente d’une partie ou de la totalité des activités de Pivina (auquel cas l’utilisation de vos renseignements personnels par la nouvelle entité continuerait d’être assujettie aux lois applicables) ou lorsque cela est autrement permis ou exigé par la loi.
- Nous pouvons également transmettre des renseignements personnels à l’extérieur du pays pour les fins énoncées plus haut, notamment aux fins de leur traitement et de leur stockage par des fournisseurs de services. Vous devez toutefois savoir que lorsque des renseignements personnels sont à l’extérieur du pays, ils sont assujettis aux lois du pays où ils sont conservés. En vertu de ces lois, ces renseignements personnels pourraient donc être divulgués aux gouvernements, aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi ou aux organismes de réglementation d’un tel pays.
6. Quand et comment obtenons-nous votre consentement?
En général, nous obtenons votre consentement avant de recueillir vos renseignements personnels à quelque fin que ce soit et, dans tous les cas, nous l’obtenons avant de les utiliser ou de les divulguer pour ces fins. Vous pouvez nous donner votre consentement verbalement, par voie électronique ou par écrit. Le type de consentement que nous cherchons à obtenir, notamment s’il doit s’agir d’un consentement exprès ou implicite, dépend en grande partie du caractère sensible des renseignements personnels et de vos attentes raisonnables dans les circonstances. Dans certaines circonstances, nous pouvons faire appel à un tiers pour obtenir votre consentement quant aux renseignements personnels qui nous sont communiqués à votre sujet.
7. Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels lorsque nous traitons avec des sociétés de notre groupe et avec des tiers?
Toutes les entités de notre groupe et tous les tiers qui fournissent des services en notre nom, auxquels nous divulguons des renseignements personnels, sont tenus par contrat d’observer l’intention du présent énoncé ainsi que nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
8. How long will we use, disclose or retain your Personal Information?
Nous pouvons utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels aussi longtemps que c’est nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis et aussi longtemps que la loi le permet ou l’exige.
9. How can you review your Personal Information that we have collected, used or disclosed?
Si vous présentez une demande écrite en vue de prendre connaissance des renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués, nous vous fournirons ces renseignements personnels dans la mesure où la loi l’exige. Nous mettrons à votre disposition ces renseignements personnels dans une forme généralement compréhensible et nous vous expliquerons les abréviations ou les codes utilisés, le cas échéant.
10. Comment pouvez-vous vérifier que les renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont exacts?
Nous ferons en sorte que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et actuels que possible, mais nous ne les mettrons pas à jour régulièrement, sauf si cela s’avère nécessaire. Nous nous attendons à ce que vous nous fournissiez de temps à autre des mises à jour écrites de vos renseignements personnels, s’il y a lieu.
11. Que pouvez-vous faire si les renseignements personnels que nous détenons à votre égard sont inexacts?
Vous pouvez contester en tout temps l’exactitude ou l’intégralité des renseignements personnels que nous conservons à votre égard. Si vous pouvez démontrer que les renseignements personnels qui vous concernent et que nous conservons sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons en conséquence. S’il y a lieu, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers qui ont accès à vos renseignements personnels.
12. Dans quel délai répondrons-nous à vos demandes d’information écrites?
Nous tenterons de répondre à chacune de vos demandes écrites dans les trente (30) jours suivant leur réception et, si nous ne pouvons par respecter ce délai, nous vous en aviserons par écrit. Vous avez le droit de déposer une plainte au sujet de ce délai auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
13. Y a-t-il des coûts associés aux demandes d’information sur vos renseignements personnels ou sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels?
Si des frais s’appliquent pour que vous ayez accès à vos renseignements personnels ou à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, nous vous en fournirons une estimation au préalable.
14. Comment savons-nous que c’est bien vous qui demandez l’accès à vos renseignements personnels?
Avant de vous donner accès à vos renseignements personnels ou de vous permettre de les utiliser ou de les divulguer, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements d’identification. Ces renseignements d’identification ne seront utilisés qu’à cette fin.
15. Quelles mesures avons-nous mises en place pour protéger vos renseignements personnels?
Nous avons mis en place des mesures physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou l’accès non autorisé et contre la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée. L’accès à vos renseignements personnels n’est accordé qu’à ceux qui ont un besoin raisonnable de les connaître dans le cadre de leurs fonctions.
16. Comment communiquer avec nous pour avoir des informations au sujet de l’accès à vos renseignements personnels ou au sujet de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels?
Les commentaires, les questions, les préoccupations ou les plaintes concernant vos renseignements personnels, le présent énoncé ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels doivent être transmis à notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse suivante : privacy@formularykits.ca